Le Backoffice, les coulisses essentiels pour votre produit digital

Application mobile, plateforme web ou encore intranet, la plupart des start-up concentrent généralement leurs efforts sur l’interface du produit digital qu’elles souhaitent lancer. Alors, elles oublient souvent le backoffice. Pourtant, c’est ici que tout se joue ! Le pilotage du projet y prend vie pour améliorer le produit et le faire évoluer. Le Backyard vous explique pourquoi c’est un élément essentiel dans la réussite de votre produit digital !

I. Qu’est-ce qu’un backoffice ?

Lorsqu’une start-up veut lancer son produit digital, elle se concentre naturellement sur son application mobile ou plateforme web. Bref, sur ce qui sera visible auprès des utilisateurs finaux. Par contre, le backoffice passe à la trappe et est donc habituellement absent des cahiers des charges.

Toutefois, il s’agit d’une pièce maîtresse de tout projet. Le backoffice est un outil de gestion interne, véritable face cachée de l’iceberg, qui joue un rôle clé : gérer les opérations quotidiennes qui permettent de faire vivre le produit et de le rendre vraiment efficace.

Voici quelques-une des opérations qu’il permet de gérer : 

• le service client ;
• la gestion des utilisateurs ;
• la création et modification de contenus, de produits et de services ;
• la mise à jour des conditions générales de ventes et autres documents légaux.

II. Trois rôles majeurs du backoffice

Le backoffice est en fait une salle de contrôle depuis laquelle vous pilotez, améliorez votre produit, analysez les performances et prenez des décisions stratégiques. Voici les trois fonctions clés du backoffice !

1. Optimiser la gestion opérationnelle

Chaque projet digital est unique et les fonctions opérationnelles sont infinies, mais voici quelques exemples d’actions à réaliser depuis le backoffice : 

• ajouter, modifier ou bannir un utilisateur ;

• mettre à jour du contenu ;
• créer une nouvelle prestation ou produit ;
• identifier et suivre les bugs ;
• gérer les demandes entrantes.

Ces fonctionnalités vous font gagner un temps précieux et garantissent une réactivité optimale.

2. Faciliter la prise de décision grâce aux KPIs

Les KPIs (Key Performance Indicators), ou indicateurs clés de performance en français, donnent une vision précise de la santé de votre entreprise et permettent de prendre des décisions d’amélioration basées sur les résultats observés quotidiennement.

Nombre d’utilisateurs actifs, taux d’abandon, taux de conversion ne sont que quelques exemples de KPIs importants qui vous aident à comprendre les usages réels et à orienter vos décisions pour le succès de votre entreprise.

Cependant, une étape préalable est cruciale : la définition de ces KPIs. Par exemple, que signifie un “utilisateur actif” pour vous ?

Est une personne qui se connecte régulièrement à votre plateforme ? Un utilisateur qui clique sur un bouton ? Qui consulte un produit à chaque visite ? Qui reste plus de 2 minutes sur le site ? La définition précise de chaque KPI est obligatoire !

En analysant les résultats pour chaque indicateur de performance, vous comprenez mieux certains comportements, identifiez les freins à la conversion et prenez les décisions nécessaires pour améliorer votre interface ou vos offres.

Par exemple, si beaucoup d’utilisateurs consultent votre formulaire d’inscription, mais ne le remplissent pas, vous pourrez identifier la raison. Est-ce que le bouton d’envoi est peu visible ? Vous demandez des informations que l’utilisateur ne souhaite pas divulguer ? Le formulaire n’est pas trop long ?

3. Aider à l’acquisition et à la croissance

Un backoffice bien conçu est également un véritable levier marketing, qui vous permet aussi d’acquérir de nouveaux utilisateurs ou d’augmenter les ventes ou inscriptions.

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En effet, vous pouvez exporter des listes d’utilisateurs segmentés (par exemple : inactifs depuis 30 jours, comptes non finalisés) et lancer des actions ciblées pour les relancer.

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Il existe de nombreux outils comme Brevo, qui permettent de leur envoyer un email ou une notification afin de les inciter à revenir sur la plateforme ou à finaliser une action. 

Vous augmentez ainsi vos taux d’engagement et vos conversions sans effort.

III. Le backoffice : un outil souvent absent du cahier des charges

Le Backyard l’a bien remarqué : la plupart des entreprises ne mentionnent pas le backoffice dans leur cahier des charges. Effectivement, elles sont tellement concentrées sur la mise en ligne du produit et sa partie visible qu’elles négligent les coulisses.

Alors qu’elles savent décrire leur produit digital idéal en termes de fonctionnalités ou d’identité graphique, par exemple, elles ont des difficultés à se projeter dans les besoins du quotidien une fois le produit lancé sur le marché.

Le problème, c’est que sans un bon backoffice solide pour soutenir l’ensemble du produit, il est difficile de viser le succès et une croissance durable.

IV. Ce que propose Le Backyard dans ses projets

Habitué à recevoir des cahiers des charges dans lesquels la partie backoffice est absente et fort d’une expérience avec des clients de secteurs variés, Le Backyard propose un backoffice déjà prêt à 80 % pour chaque projet. Il contient énormément de fonctionnalités et de KPIs prêtes à l’emploi, et ce, sans coût supplémentaire !

Voici quelques éléments essentiels pour faire fonctionner votre projet dès le lancement et en toute autonomie : 

• des briques fonctionnelles testées avec nos clients précédents ;
• des tableaux de gestion utilisateurs clairs et ergonomiques ;
• des KPI par défaut pertinents.

Bien entendu, chaque projet est différent et répond à des besoins spécifiques, alors il reste à développer les 20 % restants sur-mesure.

1. Un backoffice responsive

Le Backyard met aussi un point d’honneur à créer des backoffices responsives pour que vous puissiez les consulter depuis votre smartphone ou votre tablette.

Dans le train, en réunion ou dans votre salon, nous savons que vous avez parfois besoin de consulter rapidement vos données ou de réaliser une action urgente sans avoir à vous connecter sur l’ordinateur !

2. Pensez à inclure quelques informations dans le cahier des charges

Comme nous l’avons dit précédemment, la plupart des start-up ne se projettent pas dans les besoins de gestion quotidienne auxquels elles devront faire face. Toutefois, intégrer un volet backoffice dès la rédaction du cahier des charges est un véritable gain de temps, pour vous comme pour votre agence partenaire.

Même sommaire, une description des fonctionnalités auxquelles vous pensez avoir recours dans le futur permet à l’agence de mieux cerner vos besoins et de vous orienter vers les solutions les plus pertinentes.

Le Backyard accompagne des clients issus de secteurs divers dans la création de leurs produits digitaux. Remplissez ce formulaire pour nous parler de votre projet !

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